Como funciona: Planilhas

Planilhas são uma das ferramentas de trabalho mais completas que o gestor pode ter. O problema é quando levam horas e horas e uma boa dose de paciência para serem produzidas. Não com o Runrun.it.

Da planilha de custos ao relatório de atividades e a planilha de horas, todos os relatórios que o Runrun.it oferece são automáticos. Porque você precisa de tempo para interpretá-los, não para produzi-los. Se é para demorar, que seja pensando em novas estratégias.

 

1. Equipe

Esta tela fornece transparência à gestão de pessoas. O gestor visualiza em que cada um de seus colaboradores está trabalhando no momento. Como no exemplo abaixo, se alguém estiver “sem indicação” é possível usar essa informação para questionar o funcionário que estiver com tempo ocioso. Dependendo da entrega estimada pelo sistema, ele pode mudar a prioridade de alguma atividade que seja mais importante.

tela de equipes - planilhas

2. Projetos

Quer saber o andamento dos projetos de cada cliente da sua empresa? Veja o que está sendo realizado agora, na tela de projetos, filtrando por todas as tarefas, tarefas na fila, tarefas em desenvolvimento agora ou tarefas entregues. Além disso, um gráfico burnup fornece informações diretas sobre o andamento do projeto – se está dentro do orçamento e do prazo estimado. Leia mais em Gerenciamento de Projetos.

burnup gerenciamento de projetos

3. Alocação de recursos por cliente

Basta escolher os filtros e o relatório construirá um gráfico com a alocação de pessoas trabalhando para aquele determinado cliente. Cada cor representa um projeto. Clique nas barras para ver as pessoas que estavam trabalhando naquele momento e em qual tarefa – ou observe as legendas.

4. Custos

O relatório de custos do Runrun.it permite que você controle os custos de seus projetos, desde os gastos com sua mão de obra até fornecedores externos. Você pode ver o orçamento previsto, em horas e dinheiro, e o orçamento gasto até a data escolhida, e ainda salvar em .pdf, imprimir e enviar por e-mail – para o cliente para demonstrar se o projeto está tomando mais (ou menos) horas do que as contratadas originalmente.

relatório de custos - gestão de tarefas

5. Esforço por tipo de tarefa

Cada tarefa no Runrun.it tem um tipo e, para otimizar seu controle de tarefas, este relatório mostra o percentual de horas gastas por tipo de tarefa, em cada um dos seus clientes. Dessa maneira, você saberá se o tempo investido por cada equipe está de acordo com o que foi acordado com o cliente.

esforço por tipo de tarefa - planilhas

6. Controle Geral de Tarefas

Essa opção lista todas as tarefas da conta, e apresenta suas informações em 19 colunas* (do ID da tarefa às tags, se houver). Por default, o sistema lista as tarefas com maior atividade nos últimos sete dias.

Há quatro filtros padrão, mas clientes do plano Corporate têm acesso ao recurso de filtros avançados (também disponível na lista de projetos).

filhos avançados - planilhas

Com o filtro avançado o usuário pode criar e salvar filtros customizados para realizar suas consultas de forma mais ágil. Após aplicá-lo, é possível exportar os resultados em arquivo XLSX ou CSV para você manejar as informações da forma que desejar.

7. Horas por projeto

É o relatório de controle de tempo perfeito para saber se o colaborador está logando no Runrun.it (clicando em trabalhar) e também para ver se o tempo das equipes tem sido investido em maior quantidade nos clientes mais importantes.

hora por projetos - gestão de pessoas

8. Gantt

No relatório Gantt, as tarefas são apresentadas em uma linha de tempo, ao clicar em uma linha é possível saber quanto tempo uma tarefa já foi trabalhada e a estimativa para ser entregue.

gantt gestão de tempo

9. Planilhas

Status Report Geral

O gestor recebe por e-mail a planilha mais completa de todas, com todas as tarefas na fila, em desenvolvimento, e as últimas entregues de todos os usuários. É possível filtrar por cliente, projeto, prioridade, tipo de tarefa, equipe, quem abriu, data de entrega, e muito mais.

Timesheet por cliente

Importante para saber o tempo dedicado em cada cliente, por tarefa. É a boa e velha planilha de horas automatizada.

Tempo por status

Planilha com todas as mudanças de status nas tarefas criadas.

10. Horas disponíveis

Quando as pessoas ou equipes terão algum tempo livre de novo? Este relatório soma todas as tarefas das pessoas, mostra em vermelho as horas já comprometidas e, em verde, o tempo livre.

horas disponíveis - gestão de pessoas

[Em vídeo] Entenda como utilizar os relatórios e planilhas

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